文字与演示
执笔人主写周报和说明页，演示只抽例会需要的标题。批注吸收后写回文字，不把讨论稿直接另存成对外 PDF。
项目组不必为文字、表格、演示和 PDF 各装一套互不相干的工具。WPS中文版在同一份软件里切换这四类文件，执笔人写段落，出数岗位算表，例会用演示，对外只读用 PDF。需要安装包时，请到中文版下载页按系统核对后再领取。
前往中文版下载同一账号打开 WPS Office 后，四类文件走四个组件，任务栏或开始菜单不必再切到另一套软件。执笔人从周报文字转到例会演示，出数岗位从报价表转到导出 PDF，都在这一份中文软件里完成。切换时认的是文件后缀和组件，而不是另存一份桌面专用副本。项目组约定：还要改的内容留在文字、表格或演示源文件，已经定稿对外的才出 PDF。
切换不等于把四类内容叠进同一个画布。长叙述放在文字，计算放在表格，汇报页放在演示，签字或只读分发放在 PDF。负责人检查岗位是否走对组件：现场记录员不该在 PDF 上继续改工期，造价不该把整张宽表贴进幻灯当唯一数据源。WPS中文版允许来回打开，但角色仍按首页所述分工执行。
从一张表生成三页演示时，先在表格锁定合计，再把结果放到演示对象上。之后改数仍回表格，再刷新演示，最后才导出 PDF。顺序反了会出现投影是新的、发出去的 PDF 是旧的。一份软件减少的是工具切换，不是省略定稿检查。
执笔人主写周报和说明页，演示只抽例会需要的标题。批注吸收后写回文字，不把讨论稿直接另存成对外 PDF。
出数岗位维护公式并锁定单元格，对外分发用 PDF 快照。需要改口径时打开表格源，而不是在 PDF 上涂改数字。
电脑与手机登录同一项目账号，云目录里的四类文件才能对上角色权限。换账号等于走进另一套名单。
对外交换先问对方要哪一种后缀。常见往来用 docx、xlsx、pptx；对方只要阅读和签字时用 PDF。WPS Office 按对方要求另存，不必先转成另一套互不相认的专有格式。项目组内部合稿继续用云文档源文件，不要为每一个外部收件人各维护一份互不同步的副本。
发给只使用微软组件的单位时，用其指定后缀保存，并抽查目录、合计和母版。复杂域、宏和少见图形可能显示为近似效果，出数岗位应保证关键计算在普通公式里。收到对方文件后先只读打开看版式，再按权限放进项目目录。敏感报价单对外只出 PDF，不发可编辑表。
| 对方需求 | 建议格式 | 谁来另存 | 注意 |
|---|---|---|---|
| 继续改文字 | docx | 执笔人，负责人复核 | 先清点批注是否还应带出 |
| 继续改数字 | xlsx | 出数岗位 | 按需保留或解除保护，口径要写清 |
| 上会讲解 | pptx | 执笔人 | 数字仍以锁定表为准 |
| 只读或签字 | 负责人定稿后导出 | 快照，不能代替源文件 |
另存失败时不要反复改后缀硬存到只读目录。先看文件是否仍被别人打开、磁盘是否写满、文件名是否含对方系统不接受的符号。字体丢失另见误操作一节。格式策略由负责人在第一次对外交换前宣布，避免每人各定一套。
中文稿的批注按角色落在不同层。评审和现场平板记录员使用评论或手写批注，不改正文。执笔人阅读批注后把句子写入段落，并标记该条已处理。负责人看修订记录决定接受或拒绝。这样同一份中文周报不会出现人人改同一段、事后说不清谁定的稿。
批注协作要和文件夹共享一起安排。周报可用目录级名单让内部岗位进入；外部顾问只给当次文字文件的评论权，并写截止日期。不要把可编辑长链接发到含分包单位的群。平板墨迹在同一云文档且在线时同步到电脑批注层，离线先记本机。墨迹不是正文，吸收仍是执笔人的步骤。
演示页上的批注同样不自动改母版。例会中领导随口改的标题，记录员先写批注，会后由执笔人改页。PDF 上的划线只服务只读审阅，需要改源文件时回到文字或演示。多人同时圈同一句时，后写入的批注并排保留，由执笔人合并，不必删掉讨论过程。
办公室电脑承担结构、宽表、母版和定稿导出。路上手机和平板承担阅读、少量句子修改和手写批注。两端登录同一项目账号，打开的是同一份云文档，而不是各存各的附件。执笔人出差只能改风险段的一两句时，用手机提交即可，电脑端已打开的窗口在在线状态下会写入，不必整份关闭重开。
出数岗位不要在手机上解除保护改单价。窄屏幕看错行的代价高于回办公室再改。记录员用平板看锁定单元格的合计，把现场差异写成批注。负责人在路上可以只读打开汇总，真正接受修订仍建议回到电脑，以免误触定稿。短暂离线时本机先记下片段，恢复连接后再与云端对齐。
电脑主写、手机辅看，这条分工要写进项目规范。有人把桌面副本用邮件发给自己再在路上改，会做出第二份互不同步的稿。正确做法是把文件放进云目录再出门。权限没在电脑上开好，路上也打不开对应文件，应先找负责人加名单，而不是再另存一份。
另存失败常见于目标目录只读、文件仍被其他成员以独占方式打开、磁盘不足，或文件名含对方系统不接受的符号。执笔人应先另存到自己有写权限的云目录或本机文件夹，确认成功后再按格式策略对外发送。不要在失败窗口里连续改四次后缀，以免写出互不完整的多个半成品。
字体丢失多发生在对外交换之后：本机有项目规定字体，对方电脑没有，标题和表格数字会回落到默认字体，行距也被撑乱。项目组应把对外稿限定在常见中文字体，或把字体嵌入到被允许嵌入的格式中，并在发出前用一台未装项目字体的电脑抽查。演示母版里的艺术字尤其容易在对方机器上变形，例会对外页尽量用常规字体。
把未定稿的云文档直接另存覆盖上一期归档文件，属于另一类误操作。归档目录应只读，本期文件必须另存新名。字体替换后不要立刻导出 PDF 对外，先让负责人看一页样张。另存失败和字体丢失都不会自动损坏云端源文件，只要不要在慌乱中把半成品覆盖源路径。
2026-06-05
负责人可导出当前文件夹成员与角色，便于开工核对和项目结束收回。导出名单是只读清单，不会自动改权限。
2026-06-11
手写墨迹按批注层保存，正文中文字体不再被墨迹替换。执笔人吸收意见时仍使用稿件原字体，避免对外页字体丢失。
2026-06-17
从项目目录另存对外稿时，默认不再把文件夹编辑名单写进副本。需要对方续改时，由负责人单独授权该文件。
2026-06-21
章节拆成多份文字文件后，可保留在同一项目目录，权限跟随文件夹，除非单文件另行收紧。目录与页码由执笔人维护。
2026-06-28
同一段落上来自手机点选和来自平板手写的意见在电脑端并入同一批注线程，执笔人按条处理，不再分成两套窗口。
长文档不要靠一个人在同一节里写到结束。执笔人按章节拆成多份文字文件，放进同一项目共享文件夹，用总说明列出顺序和页码约定。评审按章批注，负责人按章接受修订，最后再合并或按章导出 PDF。拆开是为了减少两人抢同一段落，不是为了各自再存桌面副本。
长表格按工作表或按业务块拆。单价、工期、变更可以分表，汇总表只引用各表锁定结果。现场记录员只打开需要看的那一张，不获得整本工作簿的保护口令。列数过多时，对外交换可先出 PDF 或只发汇总表，完整宽表留在项目目录。拆表之后仍要有一张汇总，避免各表各报一个合计。
本页说明四类文件如何在一份中文软件里切换、如何对外另存、如何按角色批注。真正领取安装包时，请打开中文版下载页，按本机系统核对文件名和体积后再安装。需要 WPS下载 的岗位，不要使用来路不明的转发文件。电脑、手机、平板各走对应入口，安装包不能互相拷贝。
WPS Office下载 页同时列出四端按钮、系统要求、中断续下和版本摘要，供负责人转发给各角色。WPS中文版 装好后，用项目账号登录，先看云目录里自己是周报权限还是报价单权限，再开始写。首页讲分工，本页讲四类文件能力，下载页讲安装核对，三页不要混着当安装向导使用。
尚未安装的成员先完成下载页步骤，再回到本页按切换和格式策略工作。已经安装的成员若只是要看对外策略或批注做法，不必重复下载。需要更新时仍以下载页摘要为准。