项目负责人
建立项目云目录，分开周报文件夹与报价单文件的权限，指定定稿人，在节点上接受修订并导出对外 PDF。不代替执笔写段落，也不代替出数改公式，只对汇总页和成员名单负责。
项目组把文字、表格和幻灯片放进同一套权限之后，负责人查看汇总，执笔人修改段落，出数岗位锁定单元格，评审只在批注层发言。各角色对着同一份云文档工作，不再各存一份桌面副本。下面按分工、场景和对照表说明如何合稿，并给出团队安装入口。
下载 Windows 版项目组使用 WPS Office 合稿，首先要按角色切开写权限，而不是按文件类型各发一份附件。负责人掌握成员名单、定稿和导出；执笔人认领文字段落与幻灯说明页；出数岗位维护报价、工期和汇总公式，并把不允许改动的单元格锁住。评审、监理或部门领导通常只要评论权，能够圈出句子，不能改汇总行。这样三份材料仍在同一套软件里打开，但写入范围已经按岗位分开。
分工写在文件打开后就能看见的位置：文字稿用标题下的认领说明，表格用工作表保护范围，幻灯片用备注页标注本页作者。两个人同时改同一段落时，后到达服务端的句子生效，修订记录会留下冲突片段，负责人再决定取哪一句。出数岗位与执笔人应避免同时改同一段结论里的数字，数字以表格锁定列为准，文字只引用结果。外部顾问如果只参加一次评审，不要加入整个项目文件夹，只给当次文件的限期权限。
同一账号不要借给两个岗位轮流使用。WPS Office 按账号记录谁改过哪一段、谁解除过保护。借号会导致修订名单失真，项目结束时无法判断该收回哪一个人的权限。现场用平板的记录员应使用本人账号，手写批注才能回到电脑端对应的对象上。负责人每周查看一次成员名单，确认临时岗位是否仍应留在可编辑列表里。
建立项目云目录，分开周报文件夹与报价单文件的权限，指定定稿人，在节点上接受修订并导出对外 PDF。不代替执笔写段落，也不代替出数改公式，只对汇总页和成员名单负责。
在文字组件里写结构、风险和下一步，在演示组件里写说明页。引用表格里的锁定结果，不手改汇总数字。吸收平板批注时，把句子写入正文并标记该条意见已处理。
维护报价单、工期表和汇总公式，对单价、税率和合计列设置保护。其他人可以看见计算结果，不能覆盖公式。需要改口径时，由出数岗位解除保护、改完再锁回。
项目组应安装同一套 WPS Office，避免有人用旧版打开云文档、有人用另一套软件另存副本。Windows 电脑使用本页站内安装包。苹果电脑、iPhone 与安卓设备分别走对应入口，安装包不能互相拷贝。装好后用项目账号登录，打开负责人建立的云目录，确认自己看到的是周报文件夹还是被单独授权的报价单。
四个按钮的文字是固定的，按本机系统点一次即可。不要把 Windows 安装包发到苹果电脑上运行，也不要在安卓设备上打开 iOS 应用页当作本机来源。安装步骤、体积核对和中断续下写在中文版下载页。本页只把团队入口按系统分开，便于负责人在开工会上直接指给各岗位。
周报是执笔人的主场。文字组件写本周事项、风险和下周计划，表格组件列责任人与完成状态，演示组件只在例会时抽出三页关键结论。WPS Office 允许这三份放在同一云文件夹，用链接互相指向，而不把整张进度表贴进正文造成两处数字不一致。负责人打开汇总页即可看见各岗位是否已提交，不必再在邮件附件里对版本号。
报价单是出数岗位的主场。单价、税率、折扣和合计应锁定，执笔人写商务说明时只引用合计结果。若把报价单和周报放在同一个项目云目录，必须给报价单单独收权，防止外部评审或现场记录员获得编辑。评审可以在报价说明页写批注，提出口径疑问，但不能改单元格。例会投影用演示页，数字仍以锁定表为准，会后由出数岗位改表，执笔人再改结论段。
不适合塞进同一份可编辑周报的材料包括需要物理签字的归档件，以及尚未定价、只能给出数岗位和负责人看的底稿。那些文件走单独授权或线下流程。WPS Office 的权限开关用来执行项目组已经决定的分工，不能代替商务保密制度。现场用平板补的进度说明，应写在周报批注或指定工作表，不要写进报价单的保护列。
项目组对外往来仍大量使用 Word、Excel、PPT 后缀。WPS Office 可以直接打开和保存这些常见格式，文字、表格、演示三个组件分别对应三类文件。日常段落、单元格公式、幻灯母版可以共同修改。对照的目的是让负责人知道哪些对象要抽查，而不是要求组员同时维护两套互不往来的文件。
和微软三件套的差异，主要出现在宏、外部查询、少见域代码和个别嵌入媒体。合稿规范应把关键计算放进普通公式，把说明放进可见段落，避免只靠宏才能得出报价合计。对方指定用微软组件打开时，按对方要求的后缀保存即可。收到对方文件后先只读查看版式，再转入项目云目录继续按角色编辑。
| 往来格式 | WPS Office 组件 | 项目组日常用法 | 对照后需要抽查的对象 |
|---|---|---|---|
| docx / doc | 文字 | 执笔人改段落，评审写批注，负责人定稿 | 复杂域、少见控件、题注链 |
| xlsx / xls | 表格 | 出数岗位维护公式并锁定单元格 | 宏、外部查询、少见数组写法 |
| pptx / ppt | 演示 | 例会页由执笔人排，数字引用锁定表 | 个别嵌入媒体、少见组合动画 |
| 阅读与批注 | 对外只读成品，不作为继续合稿的源文件 | 动画时间轴不会进入 PDF |
对照完成后，表格里的求和、引用和条件判断仍然留在单元格中。负责人抽查合计行与引用是否指向保护列，即可确认公式还在。不必因为对照表里写了边界，就要求出数岗位把全部计算改成手工数。
云盘里的项目文件夹用来归类，共享名单用来执行角色。负责人建一层项目目录，其下再分周报、会议纪要、对外演示；报价单、合同稿放在同层但单独授权。文件夹共享适合一组内部岗位同时进出，单文件共享适合敏感表。文件级只读优先于文件夹级编辑，因此报价单即使位于项目目录内，也可以不给现场记录员写入权。
共享链接能够转发，这是项目组最容易扩大权限的地方。内部周报用成员名单按账号授权，不发可编辑长链接到群聊。外部人员只加到指定文件，并写截止日期。截止日期到达后，对方不能继续改该页。若有人把文件夹链接转给分包单位，负责人应立刻收回该链接，改回按账号邀请。云盘不会自动判断对方是不是本项目成员，名单要由负责人维护。
同一目录里的历史版本跟随各文件保存。执笔人误删一段，负责人可以从该文字文件的历史取回，不必回滚整个文件夹。出数岗位解除保护改口径时，也应在表格修订里留一句说明，方便以后对为什么合计变了。项目结束时，先收回外部与临时岗位，再把成品 PDF 放到归档目录，工作稿可以只读保留，不必删除修订记录。
平板适合现场记录和手写批注，不适合重排出数表或长篇标题层级。记录员用本人账号打开周报云文档，在指定段落或指定页写下墨迹。设备在线时，这些批注进入同一份文件，电脑端执笔人可以看见。不要在平板上解除表格保护，也不要在窄屏幕上改汇总公式。需要改数字时，回传给出数岗位在电脑上处理。
手写批注同步的前提是同一份云文档，而不是本机另存的附件。若记录员打开的是邮件里的旧副本，墨迹不会回到项目目录。例会前负责人应确认现场账号已经在周报成员名单中，并且只有评论权或指定页的编辑权。投影讲解仍用电脑端演示组件，平板不要同时抢同一对象的位置，以免后提交的拖动覆盖排版。
平板与电脑同时打开时，成员面板会显示谁在线。记录员离开现场后应及时退出编辑，避免晚上仍占着可写状态。墨迹不会自动变成正式表述，吸收进周报正文是执笔人的工作。若现场只是确认数字，让记录员看锁定单元格的结果即可，不必开放保护口令。
模板解决版式，权限解决谁能写，PDF 解决对外只读。项目组不要在上一期仍挂着成员名单的模板上直接改期号。负责人从只读模板库另存本期文件，核对接手名单后再交给执笔人与出数岗位。下面按角色顺序列出从模板到成品的步骤。
导出 PDF 是当时的一份快照。之后若还要改数字，应回到表格源文件，而不是在 PDF 上继续当合稿本。对外发送 PDF 前可加项目名称水印。只读成员看不到去掉水印的入口。模板库本身保持只读，避免下一期再次带上旧权限。
刘敏，市政项目经理
以前周报和报价各存各的邮箱附件，例会上对不上数字。改成按角色进同一套 WPS Office 之后，我只看汇总页和成员名单，执笔和造价各改各的范围，外部顾问到期就从名单里拿掉。
陈舟，方案执笔
我负责段落和幻灯说明，不再改单价列。平板上传来的手写意见能在电脑批注层看见，吸收后标成已处理，避免同一句意见改两次。冲突片段留给经理取舍，我不再另存第五版。
周启明，造价员
报价单单独授权，周报文件夹里的人看不见编辑入口。锁定单元格之后领导仍能看到合计，现场记录员没法覆盖公式。对照微软表格发出去，求和列还在，只有宏表我仍单独核验。
沈悦，设计评审
我只有评论权，圈句子即可。不会因为手滑改掉工期表。项目结束经理收回权限后，我仍能打开归档 PDF，但工作稿已经不能写，这样界限清楚。
韩述，现场记录
工地用平板写进度批注，当晚回到项目云文档，不用把照片里的字再打一遍。经理不让我碰报价保护列，只看结果。账号是我自己的，换人值守就换名单，不再借经理的号。
2026-06-08
云盘文件夹支持按负责人、执笔、出数、评审分层授权，未单独收紧的周报会跟随目录权限。报价类文件仍可在目录内保持文件级名单，避免现场岗位获得写入。
2026-06-12
平板墨迹在同一账号且在线时进入电脑端批注层，离线片段恢复连接后对齐。执笔人需手工吸收为正文，墨迹不会自动改汇总数字。
2026-06-18
外部顾问的文件夹或单文件权限可写截止日期。到期后写入关闭，历史版本仍留在负责人账号下，便于项目结束归档。
2026-06-22
现场平板打开受保护工作表时可以阅读合计，不能解除保护。该说明面向记录员与评审，减少把口令写在群里的做法。
2026-06-27
同一项目目录里，若报价单已设只读，文件夹级编辑不会冲掉该设置。负责人应在开工时检查敏感表是否已单独收权。
由项目负责人在云文档成员名单里单独添加外部账号，并指定可编辑、可评论或只读中的一种。不要把内部文件夹的长链接转发给外部人员。链接可设截止日期，到期后外部账号不能继续写入。需要对方只改一页或一张表时，把范围收紧到该文件，而不是整个项目目录。
文件夹共享把同一套权限落到目录里尚未单独收紧的文件，适合周报、会议纪要这类需要统一进出的材料。单文件共享只作用于这一份文字、表格或幻灯片，适合报价单、合同稿等不宜随目录扩大的文件。文件级只读会压过文件夹级编辑。两种方式不要叠在同一条可转发链接里。
锁定单元格限制的是写入，不是阅读。出数岗位锁住单价、税率和汇总公式后，负责人与执笔人仍可看见计算结果。未获得解除保护口令的人不能改公式或覆盖数字。若某列连阅读也要限制，应拆到另一张只读工作表，而不是只靠锁定。
可以放在同一项目云目录，但权限必须拆开。周报可用文件夹共享，让执笔人与评审进入；报价单应对该文件单独授权给出数岗位和负责人。外部顾问若只需看进度，只给周报只读，不要获得报价单编辑。目录只负责归类，敏感表仍以文件级名单为准。
在同一账号、同一份云文档且设备在线时，平板手写批注会写入该文件并出现在电脑端批注层。短暂离线会先记在平板本机，恢复连接后再对齐。墨迹按批注对象保存，不会自动变成正文句子。执笔人要吸收意见时，需在电脑上把句子写入段落并标记该条批注已处理。
定稿权应事先写在项目规范里，通常由项目负责人持有。负责人接受或拒绝修订、导出成品 PDF、并决定是否关闭继续写入。执笔人负责段落，出数岗位负责数字，二者都不是最终对外版本的签发人。没有指定定稿人时，后保存的人容易把讨论稿当成对外稿，因此第一次合稿就要写明角色。
若模板本身仍挂着上一项目的成员名单，新建文件可能把旧权限一起带过来。正式模板应放在只读模板库，由负责人另存为本期项目文件后再授权。不要在上一期还开着编辑权的模板上直接改期号。新建后先打开成员名单核对，确认没有上期外部人员再开始写正文。
负责人在项目云目录和关键单文件上逐项关闭外部人员与临时岗位的编辑权，需要归档的成品另存只读 PDF。文件夹共享收回后，未单独授权的文件会一并关掉写入；曾经单独放开的报价单还要再收一次。成员名单应留下负责人与档案岗，避免全员清空后找不到历史版本。
日常求和、引用、条件判断和常见查找公式在对照后仍保留在单元格里，项目组在 WPS Office 与微软表格之间往来时一般不必重写计算列。宏、外部查询和少见数组写法需要单独核验。合稿规范应要求关键计算放在普通公式中，不要把单价逻辑只写在宏里。对照表只说明边界，不替代抽查关键行。
要先建规范。至少写清谁是负责人、谁执笔、谁出数、谁只能批注，以及周报与报价单是否分权。还要约定模板另存后再授权、项目结束如何收回名单、平板批注由谁吸收进正文。没有规范时，外部人员、旧模板权限和未锁定的汇总行会同时出现。规范不必很长，但必须在第一次合稿前由负责人宣布。